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Jorge Sepúlveda Escorriola

Jefe Oficina de Gestión Documental

Objetivos:

La Oficina Nacional de Gestión Documental, dependiente de la Dirección Nacional, es la encargada de recibir, analizar, gestionar, tramitar y resguardar de manera eficiente y oportuna, la documentación Institucional tanto interna como externa, apoyando a nivel nacional sus procesos en materias de seguridad, técnicos y administrativos, contribuyendo a una coordinación que optimice los tiempos y faciliten el acceso a la información para lo fines esperados.

Son tareas específicas de esta Oficina:

a) Recepcionar, registrar, analizar, digitalizar, derivar y despachar la documentación de la Dirección Nacional, tanto interna como externa.

b) Proponer y controlar, las modificaciones del Sistema Informático de Gestión de correspondencia Institucional, en conjunto con el Departamento de Informática.

c) Administrar y dar soporte funcional a los usuarios del Sistema informático de Gestión de Correspondencia institucional.

d) Administrar y dar soporte funcional a los usuarios de la Plataforma SIAPER.

e) Realizar una coordinación técnica con la Contraloría General de la República, en estas materias.

f) Archivar y resguardar la documentación y antecedentes bajo firma del Director Nacional.

g) Notificar todos aquellos actos administrativos dictados u ordenados por el Director Nacional, mediante carta certificada o por cualquier otro medio establecido en la Ley N° 19.880, u otro que ordene la Autoridad Superior del Servicio.

h) Administrar la Central Telefónica y numeración oficial de la Institución.

i) Establecer y coordinar los estándares de la gestión documental y de archivo a nivel central de la Dirección Nacional, Unidades y Departamentos dependientes de esta y a nivel nacional, de las Direcciones Regionales, Unidades Penales y Especiales dependientes de estas.

j) Analizar y establecer mejoras permanentes para procesos de documentación institucional, proponiendo políticas institucionales de gestión y archivo documental.

k) Proponer iniciativas de promoción y difusión de buenas prácticas en la gestión documental a nivel nacional.

l) Administrar la Codificación de la documentación del Servicio.

m) Mantener actualizados los formatos oficiales de la documentación institucional.

n) Ejecutar las demás tareas que le sean encomendadas por la Superioridad Institucional, en el ámbito de su competencia.